Tôi là Phúc. Làm slide thuyết trình là một việc tôi thấy nhiều người ngại nhất trong các việc văn phòng — không phải vì khó nghĩ nội dung, mà vì mất quá nhiều thời gian dàn trang: chia slide nào nói gì, bố cục chữ, chọn màu, canh đều. Có người nghĩ xong nội dung trong đầu từ sáng, nhưng ngồi gõ ra slide thì hết cả buổi chiều.
AI giúp được phần này rất rõ — không phải vì nó nghĩ hộ bạn nội dung, mà vì nó giúp bạn dựng khung nhanh từ ý bạn đã có, để bạn còn thời gian chỉnh cho đúng ý và đúng gu. Bài này tôi chỉ bạn cách làm.
1. Viết dàn ý trước — bằng chữ, không cần đẹp
Trước khi nhờ AI làm slide, bạn cần có dàn ý, dù chỉ là vài dòng gạch đầu dòng viết tay hay gõ vội trong điện thoại. Ví dụ bạn thuyết trình về kết quả quý 3, dàn ý có thể chỉ là: mở đầu nhắc mục tiêu quý, ba số liệu chính, hai điểm khó khăn, kế hoạch quý sau.
Không cần viết hay, không cần đủ câu — chỉ cần đủ ý theo đúng thứ tự bạn muốn nói. Việc dàn trang đẹp là phần AI lo, việc nghĩ ra mình muốn nói gì vẫn luôn là việc của bạn.
2. Giao việc: nói rõ số slide, đối tượng nghe, mục đích
Câu lệnh đầu tiên nên có ba phần: dàn ý của bạn (dán nguyên vào), bạn muốn khoảng bao nhiêu slide, và ai sẽ nghe (sếp, khách hàng, hay buổi họp nội bộ). Ví dụ:
“Từ dàn ý này, làm khung 8 slide thuyết trình cho sếp, mỗi slide ít chữ, có tiêu đề rõ.”
“Chia dàn ý này thành các slide, mỗi slide 1 ý, gạch đầu dòng ngắn, không viết đoạn văn dài.”
Giao việc theo kiểu này, bạn sẽ nhận lại được một bộ khung: mỗi slide có tiêu đề và vài gạch đầu dòng. Đây chính là chỗ tiết kiệm thời gian nhiều nhất — bạn không phải tự nghĩ cách chia ý ra từng trang.
3. Đưa vào phần mềm — và tự tay chỉnh lại
Tôi dùng Word, Excel, PowerPoint như phần mềm văn phòng thông thường — AI không tự bấm nút mở PowerPoint thay bạn, bạn vẫn là người dán nội dung vào, chọn mẫu slide, chỉnh màu, chỉnh cỡ chữ cho hợp mắt. AI giúp bạn có sẵn chữ đúng ý đúng chỗ, còn việc làm cho đẹp, cho đúng phong cách công ty bạn — là việc tay bạn làm, nhanh hơn rất nhiều so với việc vừa nghĩ nội dung vừa dàn trang cùng lúc.
Nếu bạn cần AI gợi ý thêm cách trình bày (ví dụ dùng bảng hay dùng biểu đồ cho một slide số liệu), bạn vẫn hỏi được:
“Slide số 3 có 4 số liệu, nên trình bày bằng bảng hay bằng hình vẽ đơn giản? Gợi ý cách nào dễ nhìn hơn.”
4. Xin nhiều cách trình bày rồi chọn — đừng lấy bản đầu
Giống như mọi việc khác giao cho AI, bản đầu tiên không nhất thiết là bản tốt nhất. Với slide, tôi hay xin hai cách chia khác nhau rồi so:
“Chia dàn ý này theo 2 cách: một cách chia theo thời gian, một cách chia theo chủ đề. Tôi chọn sau.”
Đây đúng tinh thần tôi viết ở bài AI nói gì cũng “hay”: bắt nó đưa 10 phương án rồi chọn 2 — AI trả lời câu nào cũng nghe có vẻ hợp lý, nên việc của bạn là luôn đòi có lựa chọn để so sánh.
5. Nội dung quan trọng — bạn vẫn phải tự kiểm trước khi đứng trước đông người
Đây là điều tôi muốn nhắc kỹ: slide dùng để thuyết trình trước sếp, trước khách hàng, trước đông người — mọi số liệu trên đó bạn phải tự kiểm lại, không chỉ tin vào bản AI dựng. Một con số sai trên slide, đứng trước mặt nhiều người, khó sửa hơn một câu sai trong tin nhắn riêng rất nhiều.
Cũng như mọi sản phẩm mới làm lần đầu với AI, bản nháp đầu thường chỉ đạt khoảng 70–80% đúng ý — đây là số tôi tự đo trong công việc của mình, thời gian và độ chính xác của bạn chắc chắn sẽ khác, tuỳ việc và tuỳ lần. Phần còn lại — 20–30% — là phần bạn tự sửa cho khớp, không có cách nào bỏ qua được bước này.
Nói trước cho rõ
AI giúp bạn dựng khung slide nhanh hơn, không viết hộ bạn nội dung nên nói gì, và không thay bạn kiểm lại số liệu trước khi đứng trước đông người. Nếu slide có thông tin khách hàng hay số liệu nội bộ nhạy cảm, hãy che hoặc thay tên trước khi đưa cho AI xử lý, giống như tôi đã nói ở các bài trước trong cụm này.
Tôi cũng không hứa làm slide bằng AI thì buổi thuyết trình sẽ thành công hơn — điều đó còn phụ thuộc vào cách bạn nói, cách bạn trả lời câu hỏi, những thứ AI không làm thay được. Tôi chỉ nói đúng phần tôi thấy rõ: bạn đỡ được thời gian ngồi dàn trang, để dành thời gian đó tập nói, chuẩn bị trả lời câu hỏi khó — phần việc mà chỉ con người mới làm tốt được.
Sau slide, nhiều người hỏi tôi tiếp việc sắp xếp bảng tính, số liệu — tôi viết riêng ở bài sắp xếp bảng tính, số liệu lộn xộn bằng AI. Và nếu bạn còn ngại chưa biết gõ lệnh cho AI, có cách khác dễ hơn: gõ chậm? giao việc cho AI bằng giọng nói. Mới bắt đầu thì đọc bài trụ trước: AI cho người ngoài 40: bắt đầu từ đâu để dùng được ngay trong công việc.
Nếu bạn muốn có người chỉ tận tay trên chính công việc của mình, tôi mở lớp Zoom 2 ngày dành cho người từ 40 tuổi: mỗi ngày làm xong một việc thật, có người hướng dẫn từng bước, kẹt chỗ nào hỏi chỗ đó. Vé từ 97.000đ, ghi rõ trên trang đăng ký — học hay không là bạn quyết. Giữ chỗ bằng cách nhắn tin cho fanpage Phúc BANI — đội BANI gửi lịch học và hướng dẫn ngay.